1. ¿Qué significa tener orden en el trabajo?
El orden en el trabajo consiste en organizar adecuadamente las actividades, los materiales, las herramientas, los documentos y los espacios laborales para que cada persona pueda realizar sus funciones de manera eficiente, segura y responsable.
No se trata solamente de mantener limpio un escritorio. También significa establecer prioridades, planificar las tareas, definir responsabilidades y utilizar el tiempo de manera inteligente.
La Organización Internacional del Trabajo (OIT) promueve sistemas de gestión que integran la seguridad, la salud y la mejora continua como elementos importantes para el funcionamiento de las organizaciones.
2. ¿Por qué es tan importante el orden en el trabajo?
Mejora la productividad: Cuando los materiales están en su lugar y las tareas están bien planificadas, se dedica menos tiempo a buscar objetos, localizar documentos o resolver confusiones. Esto facilita aprovechar mejor la jornada laboral.
Ayuda a prevenir accidentes:Mantener libres los pasillos, guardar correctamente las herramientas y retirar obstáculos contribuye a reducir riesgos de tropiezos, caídas y otros incidentes. La prevención requiere también identificar y corregir los peligros presentes en el lugar de trabajo.
Reduce las confusiones y el estrés innecesario: Tener instrucciones claras, responsabilidades definidas y una distribución razonable de las tareas facilita el trabajo cotidiano. En México, la NOM-035-STPS-2018 contempla aspectos como la planificación del trabajo, la claridad de las responsabilidades y la distribución de las cargas laborales.
Favorece el trabajo en equipo:Cuando cada integrante conoce sus funciones, los procedimientos y los tiempos de entrega, se facilita la coordinación, la comunicación y el cumplimiento de los objetivos comunes.
Ayuda a aprovechar mejor los recursos: La organización de materiales, inventarios y herramientas permite identificar lo que se tiene disponible, detectar faltantes y evitar compras o desperdicios innecesarios.
3. Hábitos para mantener el orden todos los días.
Estas son siete acciones prácticas que cualquier persona puede comenzar a implementar:
1) Planificar la jornada: definir las actividades prioritarias antes de comenzar.
2) Organizar el espacio: mantener a la mano lo que se utiliza con frecuencia.
3) Establecer prioridades: distinguir entre tareas urgentes e importantes.
4) Evitar acumular pendientes: dar seguimiento a las actividades y fechas de entrega.
5) Mantener una comunicación clara: confirmar responsabilidades, instrucciones y acuerdos.
6) Cuidar la seguridad: mantener despejadas las zonas de circulación y guardar adecuadamente los materiales.
7) Cerrar el día con orden: revisar pendientes y preparar el espacio para la siguiente jornada.
Un aspecto importante: el orden no significa hacer más actividades a cualquier costo. También implica distribuir razonablemente las tareas, respetar los descansos y procurar condiciones laborales saludables. La normativa mexicana aborda estos aspectos en la NOM-035-STPS-2018.
4. ¿Qué pueden hacer las empresas para fomentar el orden?
La responsabilidad no recae únicamente en cada trabajador. La organización también debe facilitar las condiciones necesarias para trabajar adecuadamente.
Algunas acciones recomendables son:
Establecer procedimientos claros para las actividades habituales, proporcionar espacios, herramientas y materiales adecuados, capacitar al personal en organización y prevención de riesgos, identificar obstáculos, riesgos y actividades que generan retrasos, revisar periódicamente los resultados y proponer mejoras junto con los trabajadores.
La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de Estados Unidos (OSHA) recomienda identificar y corregir los peligros de forma preventiva, involucrar a los trabajadores y evaluar los resultados de los programas de seguridad y salud.
El orden en el trabajo es mucho más que una cuestión de apariencia: es una forma de trabajar con responsabilidad, prevenir riesgos y aprovechar mejor nuestros recursos. Un espacio organizado ayuda, pero el verdadero cambio ocurre cuando las personas desarrollan hábitos, planifican sus actividades y colaboran para mejorar su entorno. Recuerda: no necesitas transformar todo en un solo día. Comienza por una actividad, un espacio o un hábito y mantenlo con constancia.
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